La organización de convenciones es una oportunidad para llegar a tu publico objetivo, demandando una buena planificación, cuidando hasta el mínimo detalle y el protocolo en eventos, con el objetivo de lograr una experiencia única.
Para valorar a fondo la organización de convenciones, vamos a comprobar las fases de un evento y elementos que afectan al evento para conseguir el éxito en tu celebración.
Reparte las tareas entre tu equipo laboral, marcando los objetivos del evento, cubriendo las necesidades de los asistentes. Deberás fijar el presupuesto para controlar los gastos, incluyendo cualquier contratiempo.
Toma una visión global de la convención para pasar más tarde a definir cada fase del evento, eligiendo la fecha más apropiada, evitando los periodos de vacaciones o eventos que se celebren en las mismas fechas o ciudades.
Evidentemente, es algo esencial para el desarrollo del evento, es necesario fijarse en varios factores para elegir el espacio perfecto:
Dependiendo si el evento es público o privado, poniendo una fecha límite para comprar las entradas, buscando la comodidad de los asistentes con información detallada de las actividades, contando con el programa de forma física o digital.
Para causar buena impresión puedes regalar un kit de bienvenida porque les encantará, llevándose un buen recuerdo de la celebración.
Para los asistentes extranjeros, crea una pequeña guía con recomendaciones, facilitando su estancia en la ciudad.
En la organización de convenciones, la asistencia de ponentes con relevancia, te llevará al éxito en el evento, por lo que debes evitar charlas de relleno, conociendo al público para saber qué les interesa, aprovechando las tendencias.
Contando con la comida, merienda y algún coffee break, incluyendo agua, refrescos, café e infusiones, dando descanso a los invitados, marcando las pausas del evento para las salas de ponencias.
Si nadie habla de ti, nadie te conocerá, por este motivo, debes potenciar la comunicación:
Para mejorar la imagen del evento, es necesario contar con patrocinadores populares, para ahorrar costes y sobre todo, para darle relevancia y lograr el éxito. Contacta con empresas para realizar una propuesta atractiva, incluyendo en el breafing los objetivos de la convención, comprobando la utilidad y las ventajas de asistir.
Es un aspecto muy importante, debes tener en cuenta:
Crea una experiencia única para los asistentes, buscando la sorpresa apoyándose en la innovación: música en directo, espectáculos, videomapping y actividades entretenidas y enriquecedoras. Somos especialistas en la organización de eventos internacionales, nuestra experiencia y profesionalidad nos avala para que tu evento se desarrolle con garantías.
La convención puede ser el inicio para crear relaciones entre profesionales con un objetivo en común, estimulando a empresas, grupos de personas, asociaciones y organizaciones. Si el objetivo son clientes, facilitará la fidelización y podrás atraer a nuevos interesados en tus productos o servicios. En un global, ganarás prestigio y reconocimiento, aumentando las relaciones a cualquier nivel.
Aunque existen con diferentes objetivos, las más comunes son:
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