Organización de convenciones

La organización de convenciones es una oportunidad para llegar a tu publico objetivo, demandando una buena planificación, cuidando hasta el mínimo detalle y el protocolo en eventos, con el objetivo de lograr una experiencia única.

Organización de convenciones

Para valorar a fondo la organización de convenciones, vamos a comprobar las fases de un evento y elementos que afectan al evento para conseguir el éxito en tu celebración.

Planificación de convenciones

Reparte las tareas entre tu equipo laboral, marcando los objetivos del evento, cubriendo las necesidades de los asistentes. Deberás fijar el presupuesto para controlar los gastos, incluyendo cualquier contratiempo.

Toma una visión global de la convención para pasar más tarde a definir cada fase del evento, eligiendo la fecha más apropiada, evitando los periodos de vacaciones o eventos que se celebren en las mismas fechas o ciudades.

¿Cómo elegir la localización de una convención?

Evidentemente, es algo esencial para el desarrollo del evento, es necesario fijarse en varios factores para elegir el espacio perfecto:

• Aforo: con capacidad adecuada para los asistentes, es mejor contar con algún asiento vacío que dejar a personas sin poder acceder.
• Ubicación: comprueba la comunicación con algún aparcamiento cercano, buscando una localización cómoda para personas que no dispongan de vehículo, buscando locales para eventos.
• Decoración: dale un toque al espacio personalizándolo sin recargarlo, sabiendo cómo decorar un evento.
• Accesibilidad: pensando en los asistentes con movilidad reducida.
• Conectividad: WIFI, enchufes y zonas de descanso para potenciar el networking.

¿Cómo lograr la satisfacción de los asistentes a una convención?

Dependiendo si el evento es público o privado, poniendo una fecha límite para comprar las entradas, buscando la comodidad de los asistentes con información detallada de las actividades, contando con el programa de forma física o digital. 

Para causar buena impresión puedes regalar un kit de bienvenida porque les encantará, llevándose un buen recuerdo de la celebración.

Para los asistentes extranjeros, crea una pequeña guía con recomendaciones, facilitando su estancia en la ciudad. 

¿Cómo seleccionar a los ponentes de una convención?

En la organización de convenciones, la asistencia de ponentes con relevancia, te llevará al éxito en el evento, por lo que debes evitar charlas de relleno, conociendo al público para saber qué les interesa, aprovechando las tendencias. 

Catering para convenciones

Contando con la comida, merienda y algún coffee break, incluyendo agua, refrescos, café e infusiones, dando descanso a los invitados, marcando las pausas del evento para las salas de ponencias. 

¿Cómo organizar la comunicación de una convención?

Si nadie habla de ti, nadie te conocerá, por este motivo, debes potenciar la comunicación:

1. Envía notas de prensa, informando a los medios de la celebración del evento.
2. Crea una página web para facilitar información y dar la posibilidad de comprar las entradas, aumentando el contacto con la organización del evento.
3. Redes sociales para difundir el evento, creando un hashtag de la convención.
4. Valora comunicar las ponencias en streaming para llegar a personas que no hayan asistido de forma física. 
5. WIFI en el espacio, con una buena señal. 

Patrocinadores para convenciones

Para mejorar la imagen del evento, es necesario contar con patrocinadores populares, para ahorrar costes y sobre todo, para darle relevancia y lograr el éxito. Contacta con empresas para realizar una propuesta atractiva, incluyendo en el breafing los objetivos de la convención, comprobando la utilidad y las ventajas de asistir.

Audiovisuales de una convención

Es un aspecto muy importante, debes tener en cuenta:

• Contar con un equipo profesional a la altura del evento. 
• Cuida la iluminación.
• Fotógrafos profesionales. 
• Valora los traductores e intérpretes de lenguaje de signos.

El toque Salgado para una convención

Crea una experiencia única para los asistentes, buscando la sorpresa apoyándose en la innovación: música en directo, espectáculos, videomapping y actividades entretenidas y enriquecedoras. Somos especialistas en la organización de eventos internacionales, nuestra experiencia y profesionalidad nos avala para que tu evento se desarrolle con garantías.

Ventajas de organizar una convención

La convención puede ser el inicio para crear relaciones entre profesionales con un objetivo en común, estimulando a empresas, grupos de personas, asociaciones y organizaciones. Si el objetivo son clientes, facilitará la fidelización y podrás atraer a nuevos interesados en tus productos o servicios. En un global, ganarás prestigio y reconocimiento, aumentando las relaciones a cualquier nivel. 

Tipos de convenciones

Aunque existen con diferentes objetivos, las más comunes son:

1. Negocios: potenciando la relación entre los clientes y empleados.
2. Convivencia: mejorando la relación entre compañeros, incluyendo acciones de formación.
3. Benéfica: para recaudar fondos sin ánimo de lucro.
4. Internacional: son barreras geográficas.
5. Ocio: fomentando el ámbito lúdico.

¿Qué te parece la organización de convenciones? Tienes alguna duda… Anímate y contacta con nosotros o comenta la publicación, mil gracias.